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Selbstorganisiert Lernen und Arbeiten 

 April 4, 2020

Von  Sabine Gessenich

Tipps für Jugendliche und Erwachsene

Organisiert zu sein ist nicht nur eine Gewohnheit, sondern eine Lebensweise.

Organisiert zu bleiben, kann im heutigen technologischen Zeitalter, in dem es fast unmöglich geworden ist, den Stecker zu ziehen, eine echte Herausforderung sein. So herausfordernd es auch sein kann, organisiert zu sein und zu bleiben, ist es doch eine entscheidende Komponente der persönlichen Effizienz und Produktivität.

Während manche Menschen ihr Arbeitspensum scheinbar mühelos absolvieren, eilen andere in einem hektischen Chaos durch ihre Tage, Wochen und sogar Monate. Vielleicht interessiert es dich, wie man seine Tage reibungsloser gestalten kann. 

Gehe gut mit deiner Zeit um

Gute Zeitmanagementfähigkeiten sind ein Vorteil, wenn es darum geht, organisiert zu bleiben. Wenn du deine Zeit in gewissem Umfang organisierst, schaffst du automatisch Ordnung.

Während eines achtstündigen Arbeitstages kann man viel Zeit für Dinge aufwenden, die für das persönliche langfristige Ziel wenig oder gar keinen Wert haben - fruchtlose Besprechungen, die Reaktion auf dringende, aber in Wirklichkeit unwichtige E-Mails, Social Media, die Reaktion auf Benachrichtigungen usw.

Gutes Zeitmanagement auf wöchentlicher Basis beinhaltet zum Beispiel das Festlegen von wiederkehrenden Ereignissen. Für deinen Monatsplan solltest du einen Überblick haben, wo und wann du dich aufhältst – also ob Reisen oder Veranstaltungen anstehen, die du normalerweise grob zu Anfang des Jahres planst. 

Ein wenig Organisation kann unglaublich viel für dich dazu beitragen, deine Effektivität zu erhöhen und deine Produktivität zu steigern.

Für alles einen Platz haben - und die Dinge dorthin stellen 

Hochgradig organisierte Menschen halten fest an der Philosophie "ein Platz für alles und alles an seinem Platz", was es viel einfacher macht, organisiert zu bleiben. Sie sind gewohnheitsmäßige Entrümpler.

Entscheide, wo deine Schlüssel hinkommen, und lege sie jedes Mal, wenn du nachhause kommst, an den gleichen Ort.

Räume in deinen Schränken auf und verwahre Winter- und Sommerkleidung getrennt. Räume zum Saisonwechsel deine Schubladen auf und entsorge alles, was du nicht brauchst, um Platz für die Dinge zu schaffen, die du tatsächlich brauchst und benutzen wirst.

Die Ordnungsberaterin Marie Kondo empfiehlt, einen neuen Lebensstil zu beginnen und alles zu entsorgen, was nicht in eine der drei Kategorien fällt: „derzeit in Gebrauch“, „für eine begrenzte Zeit benötigt“ oder „auf unbestimmte Zeit aufbewahren“. Indem man Dinge, die man nur gelegentlich benutzt (oder Dinge, die man nie benutzt, von denen man sich aber scheinbar nicht trennen kann), loswird oder weglagert, schafft man eine sofortige Organisation. Das liegt daran, dass man weiß, wo die Dinge, die man wirklich, wirklich benutzt, sind, und das macht es automatisch leichter, sie zu finden, wenn man sie braucht.

Zeit für hochwertige Prioritäten schaffen

Was sind die Prioritäten in deinem Leben? Organisierte Menschen blockieren Zeit für ihre Prioritäten 

  • Beziehungen
  • persönliche Entwicklung
  • berufliche Entwicklung
  • finanzielle Ziele
  • gesunde Gewohnheiten 
  • usw.

Die Prioritätenliste ist bei jedem Menschen anders, aber mit diesem Konzept kann man sich Zeit für die wichtigsten Dinge in seinem Leben nehmen.

Zeitblöcke in deinem Kalender helfen dir auch bei der Planung von kurzfristig erhöhtem Zeitbedarf, wenn du zum Beispiel einen Termin überschreiten musst. Plane deine Prioritätenblocks am besten in fünf ununterbrochenen Arbeitsstunden. Hast du ein sich wöchentlich wiederholendes Ereignis? Baue auch hierfür einen Zeitblock in deinen Kalender ein. 

Versuche nach und nach, deinen Tag, deine Woche und deinen Monat in wertvolle Zeitblöcke zu unterteilen, um deine persönliche Effizienz zu verbessern.

Ganz wichtig: Plane auch Erholungszeiten ein

Bereinige deinen Zeitplan regelmäßig

Es kann schwierig sein, Dinge zu erledigen, wenn das Gefühl hast, dass dein Zeitplan dein Leben beherrscht. Wenn du deinen Zeitplan einmal (monatlich oder vierteljährlich) bereinigst, sparst du Zeit und erreichst deine Vorhaben wie geplant.

Das Ziel der Bereinigung ist es, unnötige Dinge zu streichen und vielleicht auch Arbeiten an andere abzugeben. Werde deine eigener Projektmanager und konzentriere dich auf das Wesentliche.

Routine haben - auch an Wochenenden

Wie man seine Tage verbringt, so verbringt man auch sein Leben, und deshalb ist es so wichtig, die täglichen Abläufe zu gestalten. Ein Leben ohne eine positive Tagesroutine oder -struktur ist mental, körperlich und emotional sehr anstrengend. 

Um das Beste aus deinem Tag zu machen, erdenke dir eine Routine für die Zeit nach dem Aufwachen, für deinen täglichen Arbeitsbeginn, für das Arbeitsende und vielleicht auch für das Ende des Abends.

Ob du nun 30 Minuten vor allen anderen Familienmitgliedern aufwachst und jeden Morgen wichtige Nachrichten liest oder jeden Abend zur gleichen Zeit nach der Arbeit dein Workout machst, Routinen sorgen für Stabilität und Organisation des Tages.

Die Routinen bestimmen deinen Zeitplan und vermitteln ein Gefühl von Struktur und Vertrautheit.

Konfiguriere dein Telefon so, dass es für dich arbeitet, nicht gegen dich

Unsere Telefone verbinden uns mit Menschen, die wir lieben, helfen uns bei der Arbeit unterwegs und erleichtern uns den Online-Einkauf. Aber wenn du dein Telefon nicht verwaltest, kann es gegen dich arbeiten. Benachrichtigungen, Nachrichten-Banner, Spiele, Postfächer und soziale Medien können eine Umgebung der Unterbrechung und Ablenkung schaffen.

Aber das kannst du ändern. Dieses erstaunliche kleine Gerät gibt uns Zugang zu einer unglaublichen Reihe von Organisations- und Produktivitätswerkzeugen, die du nutzen kannst, um deine Lern- und Arbeitszeiten zu organisieren. Verwende die Notizen-App, wenn dir etwas einfällt, was du nicht vergessen möchtest und die Foto-App, um deine Fotoalben zu organisieren. Verwende die Kalenderanwendung, deinen Tag zu organisieren. Für fast jede Aktivität deines täglichen Lebens kannst du hilfreiche Apps finden. Da du dein Telefon ohnehin den ganzen Tag bei dir hast, solltest du es zu deinem Vorteil nutzen.


Richte dir für das Bearbeiten deiner E-Mails Zeitfenster ein

Die (Geschäfts-)welt läuft über E-Mail. Diese Art von Kommunikation ist großartig, kann aber deine Produktivität ruinieren, wenn du dich nicht kontrollierst. Über die notwendige Kommunikation hinaus (Senden und Beantworten wichtiger E-Mails, die die Arbeit voranbringen) kann E-Mail eine große Ablenkung sein.

Zu lernen, wann es hilfreich ist, auf E-Mails zu achten und wann man sie ignorieren sollte, ist eine notwendige Fähigkeit. Es ist kontraproduktiv, den Posteingang alle fünf Minuten zu überprüfen. Plane dir deshalb Zeit ein, um eingehende E-Mails zu prüfen oder zu beantworten. Dadurch bewahrst du den Überblick und kannst in Ruhe auch andere Aufgaben erledigen. 

Je nachdem, in welchen Bereichen du tätig bist, brauchst du einen kontinuierlichen Prozess zur Verwaltung der eingehenden E-Mails, Priorisierung und Abwägung des Wertes der verschiedenen Nachrichten und die rechtzeitige Reaktion darauf, ohne den Arbeitsablauf zu stören. Sonst kann es leicht chaotisch werden.

Eine gute Möglichkeit, deinen E-Mail-Posteingang zu organisieren, ist die Verwendung mehrerer E-Mail-Adressen. Mehrere E-Mail-Adressen ermöglichen es dir, eine E-Mail für die Arbeit, eine für die Teilnahme an Wettbewerben, die Anmeldung für Gratisgeschenke und auch Newsletter sowie eine für private Belange zu haben. Mit diesem einfachen Organisationshack kannst du unglaublich viel Zeit sparen.

Und schließlich kannst du für das Beantworten von E-Mail-Antworten Zeitblöcke einbauen, indem du weniger wichtige E-Mails nur zu bestimmten Tageszeiten öffnest. 

Hochorganisierte Menschen sind sich klar darüber, was getan werden muss, was weggeräumt, was automatisiert oder delegiert werden muss. Sie verkomplizieren die Dinge nicht, weil Verwirrung ein Chaos erzeugt. 

Mache es zu deiner täglichen Routine, Dinge zu bereinigen und organisiert zu sein.

 

Selbstorganisiert Lernen und Arbeiten

Organisiert zu bleiben, kann im heutigen technologischen Zeitalter, in dem es fast unmöglich geworden ist, den Stecker zu ziehen, eine echte Herausforderung sein.